Fahrtenbuch: Inhalt und Führung des Fahrtennachweises

Fluch und Segen eines Firmenwagens: wer, egal ob als Angestellter mit einem Dienstwagen oder als Selbständiger mit einem Firmenwagen Privatfahrten unternimmt, muss für diese Fahrten einen Gewinnaufschlag versteuern. Und: wer mit dem zuständigen Finanzamt keinen pauschalen Teilbetrag zur Absetzung aushandelt, muss ein Fahrtenbuch führen. Diese Führung kostet Zeit und führt nicht selten zu Irrtümern. Das Finanzministerium hat klar festgelegt, welche Daten im Fahrtenbuch zwingend enthalten sein müssen.

In einem Erlass teilte das Bundesfinanzministerium mit, dass das Fahrtenbuch zeitnah, also möglichst nach Fahrtende, und in geschlossener Form geführt werden muss, um nachträgliche Manipulationen auszuschließen. Die Fahrten müssen fortlaufend mit den Gesamtkilometern und dem Endkilometerstand aufgeführt sein. Für die einzelnen Fahrten müssen dokumentiert werden: Datum, Kilometerstand zu Fahrtbeginn und Fahrtende, Reiseziel und Zweck sowie Informationen zu Geschäftspartnern und Umwegen.

Wer regelmäßig größere Fahrten mit wechselnden Zielen antritt - so wie beispielsweise Handelsvertreter oder Kurierdienstfahrer -, kann gegebenenfalls jeweils als Reiseziel die unterschiedlichen Kunden und den Ort angeben, ohne jede einzelne Kundenfahrt einzeln aufzulisten. Die Zahl der gefahrenen Kilometer muss schließlich schlüssig erscheinen. Auch ein nummeriertes Kundenverzeichnis kann geführt werden, wenn es dem Finanzamt mitsamt dem Fahrtenbuch vorgelegt wird.

Privatfahrten müssen lediglich Datum und Anfangs- sowie Endkilometerstand sowie einen Vermerk der Privatfahrt enthalten, eine gesonderte Auflistung von Zielen ist nicht notwendig. Wichtiger Hinweis dabei: werden sie anschließend kollektiv rückwirkend eingetragen, erkennt der Fiskus dies nicht an - zumindest, wenn es bei der Prüfung auffällt. Auch Privatfahrten sollten tunlichst am Fahrt- oder wenigstens am Tagesende dokumentiert werden.

Merke: Ein Fahrtenbuch muss dem Finanzamt jederzeit schlüssig und nachvollziehbar aufzeigen, wo sich das Fahrzeug wann zu welchem Anlass befand, und wobei es sich um Privatfahrten handelte.

Quelle: www.anwalt.de