Nutzen Selbstständige den Betriebs-Pkw, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag versteuert werden. Nicht besser geht es Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Wagen, dieser führt als geldwerter Vorteil zu einer höheren Lohnsteuer. Den Privatanteil können Unternehmer, Freiberufler und Arbeitnehmer dem Finanzamt jederzeit über ein Fahrtenbuch präsentieren und auf diesem Weg steuerlich bessere Ergebnisse erzielen. Dazu muss das Fahrtenbuch aber ordnungsgemäß sein.

Das Bundesfinanzministerium hat aktuell die Vorgaben hierzu in einem Erlass erläutert: So muss das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Dabei erwartet der Fiskus zwingend zumindest Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel und -zweck, Informationen zu den aufgesuchten Geschäftspartnern sowie Erläuterungen zu Umwegfahrten. Dies muss über das ganze Jahr hinweg täglich mühselig aufgelistet werden.

Berufsspezifisch bedingte Erleichterungen

Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und die Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. Hierzu gewährt der Fiskus berufsspezifisch bedingte Erleichterungen. So dürfen Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Berufstätige mit regelmäßig großen und unterschiedlichen Reisezielen bei Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner angeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

Führung eines Kundenverzeichnisses erlaubt

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, dürfen die Geschäftspartner mit Name und Lieferadresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt werden, unter der sie später identifiziert werden können. Hinzu kommen jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Keine Rückdatierungen bei Privatfahrten

Für die Aufzeichnung von Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Arbeitnehmer und Selbstständige sollten jedoch beachten, dass sie den täglichen Eintrag von Kilometerständen, Fahrziel und -zweck tunlichst nicht rückwirkend vornehmen. Wer sich nämlich hinsetzt und die Touren nachträglich aufschreibt, arbeitet aus Steuersicht umsonst. Denn dies erkennen Finanzbeamte generell nicht an, sofern ihnen solche Rückdatierungen auffallen.

02.03.2010