von Heike Höf-Bausenwein, Institut für Humanbewegung

Die Personalverwaltung der Mitarbeiterdaten wird sehr oft in einer Personalakte geführt, obwohl es dafür keine rechtliche Notwendigkeit gibt. Allerdings sind die Sozialversicherungsprüfungen und Steuerprüfungen deutlich einfacher zu bewältigen, wenn es eine gut geführte Personalakte gibt. Im Sinne des Datenschutzgesetzes gibt es allerdings einiges, was Arbeitgeber beachten müssen.

Auf der einen Seite beinhaltet eine Personalakte stets die Daten der Entgeltabrechnung, auf der anderen Seite wird es immer wichtiger weitere Daten in der Personalakte vorzuhalten. Welche hier sinnvoll sind, muss ein Unternehmen individuell entscheiden, denn es hängt von der Rolle und den Prozessen der Personalarbeit ab. Die meisten Prozesse in der Personalarbeit münden in einem Dokument und das Ablagesystem der Dokumente entscheidet, ob es in die Personalakte kommt oder in eine andere Ablagestruktur.

Ein typisches Beispiel sind die Regelungen für Firmenwagen oder die Aus- und Weiterbildungen innerhalb der Personalentwicklung. Vor allen Dingen sollten Krankmeldungen nicht in der Personalakte aufbewahrt werden, denn dies führt dazu, dass der Umfang der Akten schnell ansteigt. Außerdem ist es arbeitsrechtlich von Nöten Krankheitsunterlagen, zum Beispiel über eine Suchterkrankung besonders vor Zugriff zu schützen. Dies ist bei einer digitalen Personalakte durch Zugriffsrechte einfacher zu gestalten, als bei händischen Personalakten, bei denen die Krankheitsdaten nicht mal von allen Mitarbeiterinnen der Personalabteilung eingesehen werden sollten.

Im Sinne des Datenschutzgesetzes

Nach der Novellierung des Datenschutzgesetzes ist es erlaubt notwendige Daten der Beschäftigten zu erfassen, speichern und verarbeiten. Aber was ist notwendig? Unstrittig wird sein, dass die Daten für eine Entgeltabrechnung notwendig sind. Aber was ist mit Leistungsbeurteilungen oder Personalentwicklungsdaten? Auf der sicheren Seite sind Personalabteilungen, wenn sie die Beschäftigten und den Grund für das Erfassen, Speichern und Verarbeiten der Daten mitteilen und die Zustimmung schriftlich einholen. In einigen Unternehmen gibt es Betriebsvereinbarungen zu diesem Themenbereich, denn die Arbeitnehmervertretung hat hier die volle Mitbestimmung.

Hinzu kommt, dass aufgrund der Verjährungsfristen und Fürsorgepflichten es notwendig ist ein Teil der Personalakten auch nach dem Ausscheiden von Beschäftigen aufzubewahren, insbesondere dann, wenn es eine betriebliche Altersversorgung gibt.

Der Aufbau einer Personalakte ist üblicherweise, die Bewerbungsunterlagen, Vertragsunterlagen, Gehaltsveränderungen und Beförderungen, Schriftverkehr und arbeitsrechtliche Unterlagen.

Was bei der digitalen Personalakte zu beachten ist

Dieser Aufbau reicht für eine händische Personalakte, aber für eine digitale nicht. Bei einer digitalen Personalakte muss der Aufbau, in Register und Unterkategorien umfangreicher sein und benutzerfreundlich, damit zum einen die Unterlagen nach Stichworten schnell gefunden werden und die Führungskräfte und Mitarbeiter sich im System zurechtfinden. Gerade bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist es sinnvoll mit Führungskräften in Workshops die Anforderungen an eine digitale Personalakte zu erarbeiten, damit diese anwenderfreundlich gestaltet wird. Oft haben Personalabteilungen eine andere Vorstellung als die Führungskräfte, sodass zur Sicherung der Akzeptanz ein gemeinsames Verständnis über die Inhalte einer Personalakte wichtig ist.

Bei der Einführung einer digitalen Akte ist es ohnehin ratsam, eine externe Beratung für die Prozesse und die Workshops sowie das Auswahlverfahren für die richtige Software zu beauftragen. Langfristig spart dies Zeit und Geld. Das Unternehmen sollte zum Beispiel entscheiden, ob es einen „Employer Selfservice“ zum Ziel hat. Mit anderen Worten, dass Beschäftigte digital alle Unterlagen ansehen können und Änderungen, durch Umzug, Urlaub oder Heirat ebenfalls digital vornehmen können. In einem solchen Fall sind dann meist eine umfangreichere Softwarelösung notwendig und die Komptabilität mit den bestehenden HR-Lösungen zu prüfen.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass es aufgrund der Komplexität der Themen in Bezug auf die Personalakte sinnvoll ist, sich beraten zu lassen und Seminare zu besuchen, um auf der rechtlichen Seite die Neuerungen zu kennen und sicher umzusetzen.

03.11.2009