Wer kennt sie nicht, diese Anfragen, die erkennbar an Sie und viele konkurrierende Unternehmen gesendet wurden? Viele Verkaufsberater begehen hier den Fehler, die allgemeine Anfrage mit einem Angebot „von der Stange“ zu beantworten und vergeben damit die Chance auf einen Abschluss.

Allgemein gehaltene Angebote führen dazu, dass der Anfragende nur auf den Preis achtet und Sie als Qualitätsanbieter deshalb kaum zum Zuge kommen werden. Machen Sie es besser und beweisen Sie, dass Sie ein besonders kompetenter Partner mit einem besonders interessanten Angebot sind.

Die Anfrage analysieren

Prüfen Sie zunächst das Schreiben: Weiß der Interessent schon etwas über Ihre Firma oder Ihre Produkte? Und wo könnte er diese Informationen erhalten haben (Internet, Messe, Prospekte)? Das gibt Ihnen erste Hinweise darauf, welche Werbemittel ihn ansprechen. Benutzt er den branchenüblichen Jargon, sucht er nach speziellen Produkten? Daraus können Sie Rückschlüsse ziehen, ob es sich bei der anfragenden Person um einen „alten Hasen“ oder um einen Newcomer handelt.

Bei „alten Hasen“ können Sie schon ein Grundverständnis für die Rahmenbedingungen Ihres Angebots voraussetzen und mit Detailwissen punkten. Bei „Newcomern“ konzentrieren Sie sich dagegen auf eine verständliche Sprache und erklären auch einfache Sachverhalte sorgfältig, da Sie hier kein Vorwissen voraussetzen dürfen.

Den Internet-Auftritt studieren

In der Regel wird auf dem Briefpapier auch eine Web-Adresse des Interessenten stehen. Surfen Sie ein bisschen auf diesen Seiten. Die grafische Qualität und die Menge an Informationen geben Ihnen schnell einen Eindruck über das Potenzial des Anfragenden. Mehr über Größe, Umsatz, Firmenhistorie oder Marktsegmente erfahren Sie in der Regel in Bereichen wie „Investor Relations“ oder „Wir über uns“. Suchen Sie dann nach dem Profil der Person, die das Anschreiben unterschrieben hat. Hier kann auch ein kurzer Besuch in einem Sozialen Netzwerk wie zum Beispiel XING weitere Aufschlüsse geben, zum Beispiel für welche Aufgabenbereiche der Anfragende zuständig und wie er hierarchisch einzuordnen ist.

Zielführend antworten

Überlegen Sie anschließend, wie Sie sich mit Ihrer Antwort aus der Masse der Anbieter abheben können. Zunächst sollten Sie das Schreiben individuell abfassen und Textbausteine nur zurückhaltend verwenden. Zeigen Sie, dass Sie den Bedarf des Interessenten besser als andere einschätzen können. Fragen Sie zum Beispiel nach, ob andere Mengen und Qualitäten in Frage kommen. Bieten Sie nicht nur Standardrabatte an, sondern stellen Sie bei einer längerfristigen Geschäftsverbindung Vorteile wie zusätzliche Rabatte und Sonderkonditionen wie „Frei Haus“ in Aussicht.

Anker setzen

Bedenken Sie stets, dass Ihr Angebot mit vielen anderen zusammen auf dem Schreibtisch des Entscheiders liegen wird. Setzen Sie Anker, mit denen Sie in Erinnerung bleiben. Dazu genügt häufig ein Anruf mit einer Nachfrage (zum Beispiel nach Liefer-Intervallen), die den Ansprechpartner veranlasst, sich mit Ihrem Angebot noch einmal auseinander zu setzen.

Nutzen Sie jeden Kontakt, um wirklich ins Gespräch zu kommen. Häufig ist es bei allgemeinen Anfragen so, dass diese noch einmal konkretisiert werden muss. Hier ist es gut, wenn Sie den direkten Kontakt haben und mit einer guten Beratung den Vorsprung vor den Wettbewerbern ausbauen können.

Fünf Tipps, wie Sie Ihr Angebot exklusiv gestalten

• Bedanken Sie sich für die Anfrage.
• Formulieren Sie in Ihrem Angebot Hinweise darauf, dass Sie sich speziell mit dem Anfragenden beschäftigt haben („Wie wir auf Ihrer Website bemerkt haben…“).
• Betonen Sie Aspekte Ihres Angebots, die andere Wettbewerber nicht bieten können, zum Beispiel regionale Nähe, 24-Stunden-Versand etc.
• Versuchen Sie, zur Anfragenden Person einen Kontakt aufzubauen.
• Geben Sie Tipps, die dem Anfragenden helfen und Ihren Sachverstand betonen („Haben Sie auch daran gedacht, dass Sie für die von Ihnen verwendeten Spannungsbereiche besondere Sicherungssysteme benötigen?“).

Den Original-Artikel finden Sie auf business-wissen.de.

Weitere Praxistipps für Unternehmen und Existenzgründer finden Sie in unserer Rubrik Praxistipps.