von Prof. Dr. Christian Zielke, Institut für Führung, Motivation und Kommunikation
Ob ein Meeting zur Zeitverschwendung wird, kommt darauf an, wie es umgesetzt wird. Für effektive Besprechungen ist es wichtig, eine klare Zielsetzung zu haben, einen zeitlichen Rahmen festzulegen und gewisse Kommunikationsregeln einzuhalten. Was sonst noch zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Sind Sie einsam? Hört Ihnen niemand zu? Brauchen Sie Freunde? Möchten Sie Kaffee trinken und gepflegten Small-Talk führen? Haben Sie sonst nichts Wichtiges zu tun? Dann besuchen Sie ein Meeting! Für viele Mitarbeiter die bessere Art auf legale Weise seine bezahlte Arbeitszeit zu verschwenden.
Warum Meetings so wichtig sind
Meetings dienen offiziell dem Informationsaustausch, der Lösungssuche und der Entscheidungsfindung. Erfahrene Besprechungsbesucher wissen schon längst, dass Meetings oft uneffektiv verlaufen.
Trotzdem schätzen sie diese Zusammenkünfte aus anderen Gründen: Sie frischen alte Kontakte auf und pflegen wichtige Beziehungen zu Entscheidungsträgern. Einige Führungskräfte nutzen Meetings gern zum informellen Austausch und als Stimmungsbarometer für Themen, die das Unternehmen bewegen.
Manche Mitarbeiter haben Meetings als Bühne für ihre Selbstdarstellung entdeckt und erhoffen sich durch glänzende Beiträge ihre Karrierechancen zu verbessern. – Welche Gründe haben Sie, ein Meeting zu besuchen? Gibt es außer der Lösungssuche und Entscheidungsfindung eine andere Zielsetzung, die Sie in einem Meeting verfolgen können, damit es sich für Sie lohnt, dabei zu sein?
Warum so viele Meetings scheitern
Die Gründe, warum Meetings scheitern, sind zahlreich: Unter dem Motto: „Da müssen wir jetzt mal etwas machen“ sitzen willkürlich zusammengerufene Mitarbeiter an einem Tisch, ohne eigentliche Zielsetzung und Agenda. Es wird kein Zeitrahmen festgelegt, nichts visualisiert. Die Sitzungen dauern zu lange und haben kein Ergebnis. Vielredner werden nicht gebremst und Besprechungsleiter greifen nicht ein. Niemand fühlt sich verantwortlich und alle stöhnen nur und klagen über die vertane Zeit.
Manchmal weiß der Chef vorher schon, welches Ergebnis erreicht werden soll und wundert sich, warum die Mitarbeiter nicht so wollen, wie sei eigentlich sollten. – Welchen Beitrag haben Sie bereits geleistet, damit Meetings scheitern? Was müsste sein, damit Sie hinterher nicht sagen: „Das Meeting hätte ich mir sparen können“? Haben Sie die Macht und die Position, etwas an der Besprechungskultur zu ändern? Mit wem müssten Sie sich verbünden? Und auf welche Argumente wird man hören, um die Besprechungsführung zu verbessern?
Wann Sie auf Meetings verzichten sollten
Nicht immer ist eine Besprechung das ideale Mittel, um Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen. Vieles lässt sich auf dem „kleinen“ Dienstweg erledigen oder im vertraulichen Gespräch mit den zuständigen Entscheidungsträgern. – Müssen Sie bei jedem Meeting dabei sein? Was passiert, wenn Sie fehlen oder Ihre Zeit auf ein sinnvolles Maß begrenzen und danach die Besprechung verlassen? Müssen Sie zwangsweise dabei sein zu Themen, die Sie nicht interessieren? – Vielleicht können Sie diese sinnlose Zeit sinnvoll nutzen, indem Sie schon einmal während des Meetings unauffällig die Arbeiten machen, die eh auf Sie später im Büro warten werden. Vielleicht finden Sie während der Besprechung auch jemanden, an den Sie diese Arbeiten delegieren können.
Welche Regeln sind sinnvoll?
Sollten Sie Wert auf effiziente Besprechungen legen, können Ihnen folgende Regeln helfen, die Besprechung kurz und bündig zum Erfolg zu führen:
- Berufen Sie kein Meeting ein ohne konkrete Zielsetzung und Agenda.
- Sprechen Sie die Themen und Vorgehensweisen vorher mit den internen Auftraggebern und Entscheidungsträgern ab, damit später keine bösen Überraschungen entstehen.
- Laden Sie nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Themen beizutragen haben.
- Benennen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen und geben Sie vorher das Besprechungsziel und den Zeitbedarf an und verteilen Sie die Tagesordnung spätestens 3 Tage vor der Sitzung.
- Erscheinen Sie pünktlich und vorbereitet zur Sitzung.
- Schalten Sie die Handys ab und lassen Sie keine Störungen von außen zu.
- Legen Sie einen Zeitrahmen fest und halten Sie sich daran.
- Schließen Sie jeden Besprechungspunkt mit einem Ergebnis ab: mit einer Entscheidung oder Maßnahme.
- Halten Sie die Ergebnisse sofort schriftlich fest. Vertagen Sie, wenn nötig, ein Thema, begrenzen Sie die Redezeit oder nehmen einen Wechsel in der Leitung vor.
- Machen Sie spätestens nach 60 bis 90 Minuten eine Pause und legen Sie bei mehr als 6 Teilnehmern wichtige Kommunikationsregeln fest.
Wie lauten die wichtigsten Kommunikationsregeln?
Eine Schafherde, die aufgescheucht und verwirrt durch die Gegend rennt, muss von den Schäferhunden diszipliniert werden. In Besprechungen geschieht dies gewöhnlich durch das Aufstellen und Einhalten bestimmter Regeln, an die sich alle zu halten haben. Da alle Besprechungsteilnehmer meinen, sie wären gleichberechtigt, hat es sich in der Praxis als hilfreich erwiesen, wenn Sie diese Regeln vorher gemeinsam „basisdemokratisch“ festlegen und für alle sichtbar zum Beispiel auf einem Flip-Chart festhalten:
- Wir lassen ausreden und hören zu.
- Jeder Beitrag ist wichtig.
- Wir bringen die Gedanken auf den Punkt und halten uns kurz.
- Wir diskutieren offen ohne persönliche Angriffe.
Sollten dann die alten Meeting-Gewohnheiten wieder ausbrechen, können Sie als Besprechungsteilnehmer freundlich auf die Regeln hinweisen, um auf eine Disziplinierung hinzuwirken.
Besprechungsleitung ohne Macht?
Sofern Sie als Vorgesetzter eine Besprechung führen, ist aufgrund Ihrer Machtposition eine straffe Sitzungsleitung in der Regel möglich. Sollten Sie als Kollege mit den Mitarbeitern ein Meeting durchführen, an dem auch Ihr Chef anwesend ist, müssen Sie mit dem Eingreifen des Chefs rechnen, der eventuell eine andere Vorstellung vom Ablauf der Besprechung hat. Hier gilt es, den Chef diplomatisch zu bremsen und vorher wichtige Absprachen zu treffen: Wie lautet der allgemeine beziehungsweise der verdeckte Auftrag? Bei welchen Punkten ist mit Konflikten und Widerständen zu rechnen? Welche vorbereitenden informellen Gespräche sollten vor der Besprechung mit wichtigen Teilnehmern geführt werden? – Sichern Sie sich vorher die Macht, bevor Sie sie brauchen!
Auf welche Kampfphasen sollten Sie vorbereitet sein?
Eine Besprechung durchläuft verschiedene Kampfphasen. In der sogenannten „Testphase“ suchen die Teilnehmer zunächst ihre eigene Rolle, möchten eine Orientierung haben und wirken gespannt und beobachtend. Hier ist es wichtig, ein Kennenlernen zu ermöglichen (sofern die Teilnehmer unbekannt sind), weitere Informationen zu geben und die Rahmenbedingungen zu klären.
In der darauffolgenden „Nahkampf-Phase“ kommt es zu unterschwelligen Konflikten und Machtkämpfen. Eine informelle Hackordnung wird in der Gruppe festgelegt und dominante Mitglieder bilden Untergruppen und Cliquen. Hier gilt es, die auftretenden Konflikte souverän zu moderieren und Konflikt als wichtige Klärungsprozesse zu begrüßen.
In der „Organisations-Phase“ werden die Rollen und Spielregeln geklärt und die Teilnehmer wissen, was sie voneinander zu erwarten haben.
In der dann folgenden „Verschmelzungs-Phase“ hat sich das Team gefunden und kann beginnen, produktiv zu werden. – Bei jeder Besprechung sollten Sie auf diese Phasen vorbereitet sein und hierfür genügend Zeit einplanen!
Wie Sie andere taktvoll bremsen
Eine Besprechung wird oft gestört durch Vielredner, die eine Besprechung als Bühne der Selbstdarstellung entdeckt haben und darüber froh sind, endlich jemanden gefunden zu haben, der ihnen zuhören muss.
Unterstützen Sie diesen Versuch bitte nicht durch bestätigenden Blickkontakt! Treffen Sie stattdessen in drei Schritten eine zielführende Vereinbarung – Streicheln Sie vorher, bevor Sie zurück schlagen, indem Sie zunächst sagen, dass der Betreffende gerade einen wichtigen Punkt angesprochen hat und fragen Sie ihn, ob es in Ordnung ist, diesen wichtigen Punkt in der Gruppe zu besprechen. Nicken Sie dabei schon einmal einladend mit dem Kopf und leiten Sie dann an einen anderen Gesprächsteilnehmer weiter. Sollte der Vielredner damit nicht einverstanden sein, fragen Sie ihn, welchen Vorschlag er auch im Interesse der anderen Teilnehmer hätte.
Sofern sich sein Vorschlag als nicht zielführend erweisen sollte, fragen Sie einfach die anderen Anwesenden nach weiteren Vorschläge und suchen Sie sich einen Redner heraus, der offenbar eine andere Meinung vertritt. Wenn nötig, verweisen Sie auf die am Anfang der Besprechung festgelegten Spielregeln und halten Sie den genannten Punkt des Vielredners auf einem Flip-Chart fest, damit er für die weitere Diskussion nicht verloren geht. Als Notbremse können Sie immer noch die Redezeit auf 30 Sekunden pro Beitrag begrenzen.
Wie Sie mit Einwenden umgehen
Einwände zeigen immer, dass es die Diskussionsteilnehmer ernst meinen und sie in der Sache engagiert sind. Sollten keine Einwände kommen, ist etwas schief gelaufen!
Einwände entkräften Sie am besten, indem Sie den Ball zunächst einmal mit einer Gegenfrage zurück werfen: Wie meinen Sie das? – Sobald Sie meinen, den Einwand richtig verstanden zu haben, wiederholen Sie das Gesagte noch einmal mit eigenen Worten, um Missverständnisse zu vermeiden: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass Sie … ?“ – Erst wenn sich Ihr Gesprächspartner aus seiner Sicht richtig verstanden fühlt, können Sie darauf angemessen reagieren ohne die Situation unnötig zu verschärfen. „Welchen Lösungsvorschlag haben Sie?“ Dabei können Sie Ihre Bedenken auch in eine Frage umwandeln: „Und wie würden Sie vorgehen, wenn sich dabei folgendes Problem ergibt …?“
Besprechungen leiten oder moderieren?
Nehmen Sie als Besprechungsleiter nichts persönlich, sondern schlüpfen Sie in die Rolle eines Moderators: Sie halten Ihre eigene Meinung zurück und kämpfen nicht gegen, sondern mit der Gruppe. Versuchen Sie nicht die angesprochenen Probleme selber zu lösen, sondern nutzen Sie das Potenzial der Gruppe, um den Prozess voran zu bringen. Sammeln Sie zunächst alle wichtigen Aspekte, gewichten Sie die Themen, finden Sie Lösungswege und bewerten Sie dann die Lösungsalternativen, um daraus geeignete Maßnahmen abzuleiten.
Was gilt für die Nachbereitung?
Fertigen Sie ein Ergebnisprotokoll an, indem Sie namentlich benennen, wer was bis wann zu tun hat. Spätestens drei Tage nach der Sitzung erhält jeder Teilnehmer das Protokoll und verpflichtet sich, die Aufgaben konsequent und termingerecht zu erledigen. Sofern eine Aufgabe erledigt ist, erhält der für das Thema Verantwortliche (zum Beispiel die Führungskraft) eine kurze Rückmeldung.
Kann die Aufgabe nicht erledigt werden, sollte derjenige, die die Aufgabe übernommen hat, eine Lösung finden. Ist dies nicht möglich, erhält der Themenverantwortliche hierüber unmittelbar eine Information mit der Bitte um Problemlösung.
Fazit
Auch aus scheinbar langweilen und sinnlosen Besprechungen lässt sich noch etwas machen. Nutzen Sie Besprechungen nicht nur zur Problemlösung, sondern auch als sozialen Event. Vielleicht ergeben sich aus daraus ungeahnte Karrierechancen.
22.01.2010
