Ärgerlich, teuer, manchmal sogar existenzbedrohend: Weil Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, müssen viele Unternehmen mit kurzfristigen Krediten ihre Löhne oder Projekte mit Krediten zwischenfinanzieren. Dabei sind gut zahlende Kunden die beste Bank, weil deren Geld keine Zinsen kostet. Chefs sollten deshalb versuchen, die Außenstände mit einem konsequenten Forderungsmanagement niedrig zu halten und damit für ausreichend Liquidität im Unternehmen zu sorgen.

Wer kommuniziert, neigt weniger zur Zahlungsverschleppung

Probieren Sie es aus: Rufen Sie vor der Fälligkeit der Rechnung an und fragen Sie, ob alles in Ordnung ist und Sie mit der Zahlung rechnen können: „Ich habe unsere Rechnung 1234567 zum Eingang am 30. Oktober vorliegen. Ich wollte nur fragen, ob damit alles in Ordnung ist.“ Das verstärkt den Druck zur pünktlichen Zahlung und erhöht die Barriere, unter fadenscheinigen Vorwänden die Überweisung zu verschleppen. Wenn Sie ernsthafte Zweifel an der Zahlungsmoral des Kunden haben, sollten Sie noch "… und ob wir mit der pünktlichen Zahlung rechnen können" hinzufügen.

Ansprechpartner stehen meist auf Ihrer Seite

In den meisten Fällen waren Ihre Ansprechpartner bei der Abwicklung der Lieferung oder Dienstleistung andere als jene, die jetzt für die Zahlung verantwortlich sind. Das Problem: Ohne Wissen der bisherigen Ansprechpartner, die an einem reibungslosen Fortgang der Geschäftsbeziehung interessiert sind, "optimieren" Kunden-Mitarbeiter im Rechnungswesen die Zahlungsfristen, sprich: Zahlen so spät wie möglich. In solchen Fällen sollten Sie ihren Ansprechpartner beim Kunden mobilisieren - war dieser mit der Leistung zufrieden, wird er Sie unterstützen und in Ihrem Sinne auf seine Kollegen einwirken, dass die Rechnungen bezahlt werden.

Klare Vereinbarung, keine Ausflüche

Häufig scheitert ein Mahngespräch einfach daran, dass man sich mit ungenauen und zweideutigen Aussagen abspeisen lässt. „Anfang des Monats“ oder „Sobald der Chef wieder im Hause ist" sind Klassiker der Zahlungsverschleppung. Man entgeht solchen Ausweichmanövern, in dem man die Gegenseite konsequent "festnagelt": "Sie bezahlen also bis zum 30. Oktober?" Den Druck kann man noch einmal mit der Ankündigung des nächsten Mahngesprächs verstärken: "Prima, dann werde ich Sie am 30. Oktober anrufen und Ihnen mitteilen, ob die Überweisung geklappt hat." Allein die Aussicht, noch einmal in dieser Sache angerufen zu werden, beflügelt auch hartgesottene Zahlungsverweigerer zur vereinbarten Überweisung.

Hohe Zinsen, schnelle Zahlung

Wie nennt man jemanden, der Geld verleiht? Eine Bank. Genau das sind Sie, wenn Ihr Schuldner die Zahlung verzögert und Geld bei sich behält, das eigentlich Ihnen zusteht. Es ist keineswegs einzusehen, warum Sie dieses Zwangs-Verleihen kostenlos „anbieten“ sollten. Wie jede Bank verlangen Sie deshalb Zinsen, in diesem Falle Verzugszinsen. Kündigen Sie dies schon bei der ersten Rechnung an und setzen Sie spätestens mit der ersten Mahnung eine Frist, ab der diese Zinsen fällig werden. Viele Schuldner werden es sich überlegen, die Zahlung zu verschleppen, wenn dadurch Zinsen anfallen.

5 Tipps für ein effizientes telefonisches Mahnwesen

• Es hat sich in der Praxis gezeigt, dass viele Schuldner bezahlen, wenn kurz vor Beschreiten des Rechtswegs noch einmal telefonisch gemahnt wird.
• Es muss definiert werden, nach welchen Kriterien angerufen wird. Das kann eine Mahnstufe sein oder die Höhe des Außenstands betreffen.
• Wichtig ist auch, dass der Anrufer über alle Informationen verfügt: So ist das Mahngespräch schon so gut wie gescheitert, wenn der Anrufer sich plötzlich auf laufende Reklamationen oder Sondervereinbarungen mit der Vertriebs- oder Geschäftsleitung berufen kann.
• Gehen Sie nicht auf das „Warum“ der Nichtzahlung ein, weil dies den Kunden in die Defensive treibt und auch irrelevant ist. Der Fokus muss darauf liegen, bis wann bezahlt wird.
• Manchmal ist die Kundenbeziehung so wichtig, dass sich Chefs ein hartes Mahngespräch nicht zutrauen. In diesen Fällen lohnt es sich, das Inkassoverfahren von einem fremden Dritten (einem Anwalt oder einem Inkassobüro) vornehmen zu lassen. Auf diese Weise bleibt das gute persönliche Verhältnis gewahrt.

Den Original-Artikel finden Sie auf business-wissen.de.

Weitere Praxistipps für Unternehmen und Existenzgründer finden Sie in unserer Rubrik Praxistipps.